“Je hoort zo snel mogelijk iets van ons.” Als je dat te horen krijgt wanneer je een sollicitatiebrief gestuurd hebt of aan het eind van je sollicitatiegesprek, weet je dat je waarschijnlijk niet gelijk de volgende dag al weet of sollicitatie succesvol was. Maar soms duurt het wel erg lang voordat je iets hoort. Als je na meer dan een week nog steeds op een reactie zit te wachten, wat doe je dan?
Wachten op antwoord op jouw sollicitatiebrief
Als je hebt gesolliciteerd op een baan die je heel leuk lijkt, dan wil je natuurlijk wel een reactie. Wat doe je als je na je sollicitatiebrief niets meer hoort? Gewoonlijk ontvang je (vaak automatisch) een ontvangstbevestiging na het sturen van je sollicitatiebrief. Hierin is soms aangegeven wat de procedure en de tijdsspanne is, maar vaak staat er alleen maar in dat ze te zijner tijd nog op je brief zullen terugkomen. Je weet dan in ieder geval wel dat je sollicitatie op de juiste plek is aangekomen, maar verder word je er niet zo veel wijzer van. Soms krijg je geen ontvangstbevestiging. Dat wil echter niet zeggen dat je mail met sollicitatiebrief niet is aangekomen.
Regel 1: onderneem nooit te snel actie
Regel 1 bij een sollicitatie is dat je niet te snel tot actie moet overgaan. Je mag best laten zien dat je enthousiast bent over de vacature, maar dat wil niet zeggen dat je een of twee dagen na het sturen van je sollicitatiebrief al moet gaan bellen of mailen. Ook niet als je geen ontvangstbevestiging hebt gekregen. Het kan zo maar enkele weken duren voordat een bedrijf overgaat om kandidaten voor een gesprek uit te nodigen. Hou je zenuwen dus een poosje in bedwang en heb geduld!
Eerst op onderzoek uitgaan
Voordat je gaat bellen of mailen, doe je er goed aan om eerst even zelf op onderzoek uit te gaan. Bekijk de vacature goed. Staat er een sluitingsdatum of een andere termijn in genoemd? Daarnaast kun je op de website van het bedrijf kijken wat de status van de vacature is. Kun je er nog op reageren of is de vacature al verwijderd? Soms staat een vacature maar een paar dagen open, maar het komt ook voor dat je wel een maand kunt reageren. Zolang de vacature nog niet gesloten is, hoef je geen uitnodiging voor een gesprek te verwachten.
Ben je bang dat er al iemand is aangenomen, dan kun je een combinatie van de functietitel en de bedrijfsnaam googelen. Grote kans dat degene die is aangenomen bijvoorbeeld op LinkedIn plaatst dat hij of zij deze nieuwe functie heeft.
Wanneer kom je in actie bij afwachting op een reactie op je brief?
Is de sluitingsdatum voorbij en heb je dan na een week of twee weken nog steeds niets gehoord, dan is het tijd om in actie te komen. Je kunt natuurlijk blijven wachten of je iets te horen krijgt, maar je kunt ook je oprechte interesse in de vacature tonen door contact te zoeken. Hiermee kun je je onderscheiden van andere sollicitanten. Als je contact wilt zoeken kun je kiezen uit reageren per telefoon of per e-mail.
Per telefoon
Bij reageren per telefoon kan het een probleem zijn om er achter te komen wie je precies moet bellen. Soms wordt het je gemakkelijk gemaakt en staat er een telefoonnummer vermeld in de vacature. Dat is dan de juiste persoon om contact mee te zoeken. Als dat niet het geval is, kun je contact opnemen met de afdeling personeelszaken. Ook kun je het algemene nummer van het bedrijf bellen en aan de telefoniste uitleggen waar het om gaat. Krijg je de juiste persoon aan de lijn, dan vertel je dat je erg benieuwd bent hoe het met de sollicitatieprocedure staat. Je kunt gelijk nog even benadrukken dat de functie je erg leuk lijkt en dat die erg goed aansluit bij je werkervaring of zoiets.
Verwacht niet dat je ter plekke voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd. Je doel is in de eerste plaats om te horen of je nog in de race bent of dat ze al met andere kandidaten in gesprek zijn. Het kan wel zo zijn, dat je na je telefoontje een streepje voor hebt omdat je door te bellen je interesse in en enthousiasme voor de functie duidelijk hebt laten blijken.
Per e-mail
Als je per e-mail reageert, dan kun je dit naar hetzelfde e-mailadres doen als waar je je sollicitatiebrief naartoe hebt gestuurd. Als dit een e-mailadres van een persoon is, dan kun je als aanhef de naam van die persoon gebruiken: Geachte (of beste) mevrouw Jansen. Als je geen naam hebt, maar een vaag e-mailadres zoals ‘sollicitaties@bedrijfsnaam.nl’, dan kun je je niet persoonlijk tot iemand richten. Maak er dan iets van als: ‘Beste recruiter’ of heel traditioneel ‘Geachte heer of mevrouw’. Noem in de onderwerpregel de functietitel waarop je gesolliciteerd hebt, dus bijvoorbeeld: ‘sollicitatie op de functie van beleidsmedewerker ICT’.
Inhoud mail
Hou je mail beknopt. Je hoeft in deze mail je sollicitatie niet nog een dunnetjes over te doen. Je vertelt eerst dat je dan en dan een sollicitatiebrief hebt gestuurd voor die en die functie. Vervolgens vraag je beleefd of de procedure al in gang is gezet en wanneer je een reactie kan verwachten. Ook in een mail kun je benadrukken dat je erg graag voor de functie in aanmerking komt en dat je je sollicitatie graag op een gesprek komt toelichten. Je ondertekent met je naam, eventueel gevolgd door je adres en áltijd met vermelding van je telefoonnummer. Zo maak je het ze gemakkelijk als ze telefonisch contact met je willen opnemen.
Wat je eigenlijk met iedere mail zou moeten doen, doe je nu in ieder geval: lees hem na voordat je hem verstuurt. Je wilt niet dat er een typfout in blijft zitten!
De drie soorten reactie
Er zijn drie soorten reacties die je kunt krijgen als antwoord op jouw sollicitatiebrief; een positieve, negatieve of geen reactie. Hieronder vertellen we je hoe je kunt reageren.
Geen reactie
Als je geen reactie krijgt op je mail, dan moet je maar accepteren dat jij die functie niet gaat vervullen. Ga het bedrijf niet stalken door nog meer mails te sturen, te bellen of op LinkedIn contact te zoeken. Blijkbaar zijn ze niet in je geïnteresseerd en hebben ze de baan aan een ander vergeven en zijn ze niet zo beleefd om dat aan je mee te delen. Het kan zijn dat ze overspoeld zijn met reacties en alleen contact gezocht hebben met de mensen die ze voor een gesprek wilden uitnodigen.
Negatieve reactie
Krijg je wel een reactie, maar is die negatief, dus dat jij niet in aanmerking komt voor een gesprek, dan zal je het er ook mee moeten doen. Probeer ze er niet van te overtuigen dat jij ook echt op gesprek moet komen. Bedank ze voor hun reactie, vertel dat je erg graag bij het bedrijf wilt werken en vraag of er op korte termijn nog andere vacatures te verwachten zijn. Zo laat je zien dat je serieus geïnteresseerd bent in een functie bij het bedrijf.
Positieve reactie
Het kan natuurlijk ook zomaar zo zijn, dat het bedrijf jouw inzicht deelt dat jij de perfecte kandidaat voor de vacante functie bent. Naar aanleiding van je mail zul je dan te horen krijgen dat je wordt uitgenodigd voor een gesprek, waarin je ze dan helemaal van jouw kwaliteiten kunt overtuigen.
Wachten op antwoord na een sollicitatiegesprek
Het is altijd goed om aan het eind van een sollicitatiegesprek te vragen hoe de procedure verder gaat. Het liefst heb je dan natuurlijk dat er precies een datum en tijdstip wordt genoemd waarop jij te horen krijgt of jij in de race blijft voor de vacante functie of dat ze met andere kandidaten verder gaan. Helaas is dit niet altijd het geval. Soms krijg je alleen de vage toezegging dat ze zo snel mogelijk iets van zich zullen laten horen.
En daar zit je dan de dagen erna, je telefoon steeds dichtbij je voor het geval dat ze je bellen. Hoe langer het duurt totdat je wat hoort, hoe onzekerder je waarschijnlijk wordt. In het begin was je misschien nog hoopvol. Het gesprek ging goed en de baan lijkt je leuk. Maar als het dan langer duurt en die telefoon gaat maar niet, dan heb je er misschien niet veel vertrouwen meer in dat het sollicitatiegesprek tot een baan gaat leiden. Maar wat doe je dan? Lees het hieronder
Procedure duurt langer dan verwacht
Het hoeft niet per se iets te zeggen als je niet gelijk hoort of je door bent naar de volgende ronde. Natuurlijk kan het zo zijn, dat er al voor een ander is gekozen en dat ze gewoon ‘vergeten’ zijn om dit ook aan jou te vertellen. Wat vaker voorkomt, is dat de procedure langer duurt dan verwacht. Misschien lukte het niet om de gesprekken met alle kandidaten in dezelfde week te houden. Als jij dan de eerste was die een gesprek had, kan het even duren voordat alle gesprekken geweest zijn. Niet altijd wordt dat ook aan jou verteld, zodat je lang in onzekerheid blijft zitten. Ook kan het zijn dat de gesprekken wel zijn geweest, maar dat de sollicitatiecommissie nog bij elkaar moet komen om conclusies te trekken. Dat is het vaak door volle agenda’s weer lastig om een tijdstip voor een overleg te kunnen prikken.
Wat je kunt doen in afwachting van de uitslag?
Niets is zenuwslopender dan maar oneindig zitten te wachten op dat ene telefoontje. Wat kun je nu het beste doen, als je maar zit te wachten en je weet niet waarom je nog steeds niets hebt gehoord?
In principe zijn er drie dingen die je kunt doen:
- rustig afwachten;
- een e-mail sturen;
- opbellen.
Rustig afwachten
Met dat rustig afwachten ben je natuurlijk gelijk na je sollicitatiegesprek al begonnen. Een paar dagen is dat wel vol te houden, maar daarna wil je wel graag weten waar je aan toe bent. Zeker als er wat praktische punten spelen. Moet je nu op die andere leuke vacature solliciteren of niet? En kun je nog een weekje vakantie boeken of zou je dan net met je nieuwe baan moeten beginnen? Kortom even afwachten is oké, maar het moet niet te lang duren. Zit je al ruim een week te wachten, dan kun je maar beter tot actie overgaan. Dat kunnen ze ook gelijk zien dat jij niet passief bent, maar dat je proactief voor jezelf opkomt.
E-mail sturen
Een manier om in actie te komen is het sturen van een e-mail. Bedenk wel even aan wie je deze het beste kunt sturen. Vaak heb je het gesprek met een aantal mensen gevoerd. Meestal kun je het beste contact opnemen met degene die jou voor het gesprek heeft uitgenodigd. Dit zal in veel gevallen een recruiter zijn. Het kan ook zinvol zijn om de mail aan je toekomstige leidinggevende te sturen. Je moet zelf even inschatten wat het beste is. De mail aan de een sturen met een cc aan de ander, kan ook werken.
Wat zet je in je mail?
Het doel van je mail is om er achter te komen hoe ver men met de selectieprocedure is. Je wilt weten of er al een beslissing gevallen is wie er door mag naar de volgende ronde (en of men dus niet vergeten is om jou dat te vertellen), maar dat kun je natuurlijk niet zo rechtstreeks vragen. Je kunt beter vragen wanneer een beslissing te verwachten is.
Je mail begin je met te vermelden dat je dan en dan op sollicitatiegesprek bent geweest voor de bepaalde functie. Je kunt dan iets zeggen dat je het een heel prettig gesprek vond en dat je erg graag de functie zou vervullen. Daarna komt dan je eigenlijke vraag: wanneer denken ze te kunnen zeggen met welke kandidaten ze verder gaan? Eventueel kun je nog iets toevoegen dat je het graag wilt weten in verband met een andere sollicitatie, een opleiding die je wilt gaan volgen, een nieuw project dat je in je huidige baan moet gaan starten, …..
Opbellen
Je kunt natuurlijk ook gewoon even bellen om te informeren hoe het er voor staat. Nadeel van bellen kan zijn dat je op het verkeerde moment belt en je contactpersoon de telefoon niet opneemt of geen tijd heeft om je uitgebreid te woord te staan. Voordeel is, dat als je wel op het goede moment belt, het heel persoonlijk is en je gelijk antwoord op je vraag krijgt. Als je het een beetje goed aanpakt, kun je je gelijk nog even profileren en laten zien dat je een goede kandidaat bent.
Wat moet je zeggen?
Is bellen niet zo jouw ding en weet je niet zo goed hoe je zo’n telefoongesprek moet aanpakken, oefen dan even van te voren. Schrijf desnoods op wat je wilt gaan zeggen. Bedenk wat voor antwoorden je kunt krijgen (‘Sorry, we weten nog niets’, ‘Sorry, jij bent het niet geworden’ of ‘Gefeliciteerd, we willen je graag voor een volgend gesprek uitnodigen’) en wat je daar dan zelf op moet antwoorden.
Je begint het gesprek met te vertellen wie je bent en wanneer je voor welke functie op sollicitatiegesprek bent geweest. Als je het antwoord krijgt, dat de procedure nog niet afgerond is, kun je benadrukken dat je graag in aanmerking komt voor de functie. Als je te horen krijgt, dat je bent afgewezen, dan valt dat misschien wat koud op je dak. Vraag toch even door waarom jij niet de ideale kandidaat bent, zodat je daar een volgende keer je voordeel mee kunt doen. Kun je dat op dat moment niet opbrengen, bel dan later nog een keertje terug om daarover te praten.
Rustige plek
Uiteraard bel je vanaf een rustige plek zonder achtergrondgeluiden, zodat jij en je gesprekspartner elkaar goed kunnen verstaan. Blijf altijd beleefd tijdens het gesprek, ook als ze na drie weken nog steeds geen beslissing hebben genomen. Vraag dan wanneer ze wel iets denken te weten en of je eventueel nog een keer mag bellen. Wees erop voorbereid dat je aanvullende vragen moet beantwoorden. Hou eventueel je cv bij de hand. Rek het telefoongesprek niet onnodig door al je kwaliteiten nog eens te beschrijven. Als ze nog vragen aan je hebben, dan hoor je het vanzelf.
Voicemail
Als je als je belt de voicemail krijgt, dan kun je een bericht inspreken. Hou van te voren ook met deze mogelijkheid rekening, zodat je niet over je woorden struikelt. Vertel gewoon kort en bondig waar je voor belt en vraag om teruggebeld te worden. Noem je telefoonnummer en zeg er eventueel bij wanneer je niet bereikbaar bent.
Wij hopen dat je met deze tips snel iets hoort over jouw gestuurde sollicitatiebrief of je sollicitatiegesprek. Succes!
