Je bent op zoek naar (ander) werk en ziet een leuke vacature. De eerste stap is dan meestal dat je een sollicitatiebrief moet schrijven. Doel van deze brief is dat je een stapje verder in de sollicitatieprocedure komt en wordt uitgenodigd voor een gesprek. Hoe bereik je dat? Wat zet je wel en wat zet je niet in je sollicitatiebrief?
Voorbereiding
Het schrijven van een sollicitatiebrief vergt enige voorbereiding. Je kunt natuurlijk ‘out of the blue’ beginnen met schrijven, maar handiger is het om wat voorwerk te doen. Lees allereerst de vacaturetekst zorgvuldig door. Wat voor iemand zoeken ze eigenlijk?
Meestal staat er wel iets over de vereiste ervaring en gewenste competenties vermeld. Voldoe jij aan die eisen of heb je iets anders in huis waarmee je ze kan overtuigen? Verdiep je ook in het bedrijf. Wat doet het bedrijf, hoeveel mensen werken er, heerst er een formele of informele sfeer? Waarom hebben ze een vacature?
Veel van die informatie is natuurlijk op de website van het bedrijf te vinden, maar misschien ken je ook wel iemand die er werkt aan wie je het kunt vragen. Kijk ook aan wie je je brief moet schrijven. Het is de moeite waard deze persoon even te googelen, zodat je een beeld hebt van degene tot wie je je richt.
Wel of niet bellen?
In de meeste vacatureteksten staat vermeld dat je kan bellen als je vragen hebt. Is dat een goed idee? Vaak wordt gezegd van wel, omdat je je daarmee extra onder de aandacht kan brengen. Maar als de contactpersoon vijftig telefoontjes krijgt van potentiële sollicitanten die zich alleen maar willen profileren, zal dat niet echt helpen.
Bel dus alleen als je echt een relevante vraag hebt. Als je gebeld hebt, vermeld dit dan wel altijd in de brief. Was het echt een relevante vraag of volgde er een leuk gesprek, dan kan dat je kansen vergroten.
Brief
De brief moet bij de recruiter of het afdelingshoofd interesse wekken, zodat de brief op het stapeltje ‘misschien wel geschikt’ terechtkomt. Bedenk dat bij een vacature vaak vele brieven binnenkomen en dat de mensen die ze moeten lezen maar beperkt tijd hebben.
Kort en bondig is daarom vaak beter dan uitgebreid en volledig. De eerste indruk die de brief maakt is vaak bepalend. Zorg er voor dat je brief er verzorgd uitziet. Een rommelige brief wordt vaak gelijk aan de kant gelegd. En twee schrijffouten direct in de openingszin helpt natuurlijk ook niet.
Cv
Bij een sollicitatiebrief doe je altijd een cv (curriculum vitae). Hierin som je alle relevante informatie op die je in je brief niet kwijt kunt. Daarbij gaat het om:
- personalia (adresgegevens, geboortedatum);
- opleidingen;
- werkervaring;
- cursussen;
- eventueel hobby’s.
Ook kun je een profiel toevoegen, met een leuke, professionele foto, waarin je in het kort iets over jezelf vertelt, bijvoorbeeld wat voor persoon je bent en welke competenties je hebt. Een cv schrijf je omgekeerd-chronologisch, dus de meest recente ervaring staat boven. Bedenk dat als je ervaringen niet op elkaar aansluiten en er dus een ‘gat’ in je cv zit, je hierover vragen kunt verwachten tijdens een sollicitatiegesprek.
Zorg er altijd voor dat de informatie in je cv overeenkomt met die in je brief. Check dit als je je brief en cv klaar hebt!
Inhoud sollicitatiebrief
Kort gezegd moet de inhoud van je brief de recruiter er van overtuigen dat jij geschikt bent voor de baan. Daar zal je argumenten voor moeten aandragen. Na een al dan niet originele openingszin moet je vertellen waarom je deze functie bij dit bedrijf wilt vervullen en waarom je daar geschikt voor bent (ervaring en competenties).
Openingszin
Is die openingszin echt zo belangrijk als je overal leest? Een originele openingszin is natuurlijk een goede binnenkomer, maar het valt niet altijd mee om deze te bedenken. De winst van een goede opening is ook maar beperkt. Liever een standaardopening en daarna een hele goede brief, dan een fantastische opening die gevolgd wordt door een slechte brief.
Waarom deze functie?
Vertel waarom jij de perfecte match bent. Alleen maar zeggen dat de functie je zo interessant lijkt, is niet voldoende. Benoem wat je aanspreekt in de functie en waarom je juist bij dit bedrijf wilt werken. Leg de link met een eerdere functie die je vervuld hebt. Een opleiding die je gevolgd hebt of eventueel iets wat je in je vrije tijd doet.
Vertel wat je beeld is van de organisatie en wat je daarin aanspreekt. Is het de veelzijdigheid van het bedrijf, de producten die ze maken of dat ze marktleider op een bepaald gebied zijn? Laat je enthousiasme doorklinken in je brief!
Waarom ben je geschikt?
Het belangrijkste in de sollicitatiebrief is de ander er van overtuigen dat je geschikt bent voor de functie. Kijk hierbij goed naar de functie-eisen. Benoem je relevante ervaring. Je hoeft in je brief niet je complete ervaring op te sommen, daar is je cv voor. Hetzelfde geldt voor je opleiding en gevolgde cursussen.
Zet alleen dat in de brief wat direct aansluit bij de functie-eisen. Lastig is vaak om aan te geven welke competenties je hebt. Een zin als “Ik kan goed organiseren, plannen en leidinggeven.” zegt niet zo veel. Probeer een (kort) voorbeeld te geven waaruit bijvoorbeeld blijkt dat je ervaring hebt met leidinggeven. En wil je geen zin beginnen met “Ik ben goed in……”, dan kun je het ook formuleren als “Mijn collega’s zeggen altijd dat ik goed ben in……”
Afsluiting
Je beëindigt de brief met een afsluitende zin. Hierin geef je bijvoorbeeld aan dat je je sollicitatie graag komt toelichten in een gesprek. Ook hier geldt: een originele zin wordt vast op prijs gesteld, maar is lastig te verzinnen. Vergeet niet te vermelden dat je een cv bijsluit. En als je nog andere bijlagen toevoegt, moet je dat ook aangeven.
Stijl
Schrijf de brief in een stijl die zowel bij jou past als bij de organisatie waarbij je solliciteert. Het ene bedrijf stelt meer prijs op een formele brief, terwijl bij een ander de toon losser kan zijn. Weet je niet wat bij het bedrijf past, kies dan voor de veilige, formele stijl.
Zorg voor een prettig leesbare brief met een logische volgorde. Voorkom herhalingen en schrijf kort en krachtig.
Lay-out
Een aantrekkelijke lay-out verhoogt de kans van slagen. Ook vanaf het beeldscherm moet de brief goed te lezen zijn. De meeste recruiters zullen de brieven die ze ontvangen niet allemaal printen. Maak je brief niet langer dan één A4 en verdeel de tekst in drie tot vijf alinea’s. Voeg witregels toe tussen de alinea’s en gebruik een duidelijk lettertype zoals Calibri of Verdana.
Fouten in sollicitatiebrief
De weg naar een nieuwe baan begint in veel gevallen met het schrijven van een sollicitatiebrief. Daar doe je dan natuurlijk ook je uiterste best op. Toch komt het voor dat fouten in je sollicitatiebrief er voor zorgen dat je niet verder komt in de procedure. Hier vind je een overzicht van fouten die je maar beter kunt vermijden.
Fout 1: Je standaardbrief is te standaard
Als je al veel sollicitaties gedaan hebt, is het logisch dat je inmiddels een standaardbrief hebt ontwikkeld. Je standaardbrief kan echter ook iets te standaard zijn. Als je alleen schrijft dat je de functie en het bedrijf interessant vindt en dat je ervaring aansluit op de functie, maar dit niet specificeert, dan maak je toch wel een fout.
Benoem altijd waarom je juist déze functie bij dít bedrijf wilt en wat jij voor het bedrijf kunt betekenen. Ook de beruchte eerste zin van de brief, je openingszin, kan beter niet al te standaard zijn. Probeer iets origineels te verzinnen, dat aansluit bij de functie. Gebruik dus eventueel steeds hetzelfde format voor je brief, maar vul het wel zo in dat je brief specifiek voor deze sollicitatie wordt.
Fout 2: Je aanhef is verkeerd
Vaak staat bij de vacature vermeld aan wie je je brief moet richten. Vermeld deze naam dan ook in de aanhef en zorg ervoor dat je hier geen schrijffouten in maakt! Dus maak van ‘Huysmans’ geen ‘Huisman’; je staat dan gelijk al met twee nul achter. Bepaal aan de hand van de informatie die je hebt of je beter de aanhef ‘Geachte …’ kunt doen of ‘Beste …’. Dit kun je vaak halen uit de toon van de vacaturetekst en de website van het bedrijf.
Twijfel je, kies dan voor de formele variant. Ga je voor de ‘Geachte ……..’, kijk dan wel even of degene een man of een vrouw is. Staat er alleen een voorletter bij, dan kun je door te googelen daar toch meestal wel achter komen. En anders wordt het ‘Geachte heer of mevrouw Huysmans’.
Fout 3: Er staan type- en taalfouten in je brief
Natuurlijk doe je vreselijk je best op je sollicitatiebrief. Je verzint een mooie openingszin, verwoordt prima waarom jij deze functie wilt vervullen en wat jij het bedrijf te bieden hebt en maakt een heel mooi cv. Als je dan toch niet door de eerst selectie komt, is dat wel erg jammer. Zeker als dat komt doordat er spel- of taalfouten in je brief staan. Lees hier welke fouten het meest worden gemaakt.
Tien veelgemaakte spel- en taalfouten in een sollicitatiebrief:
- De d’s en t’s worden niet goed gebruikt.
- Samenstellingen worden los geschreven.
- Het wemelt van de afkortingen.
- Moeilijke woorden worden verkeerd geschreven.
- Het hoofdlettergebruik klopt niet.
- Enkelvoud en meervoud worden door elkaar gebruikt.
- Getallen worden in cijfers geschreven.
- Er worden verschillende stijlen door elkaar gebruikt.
- De leestekens worden niet op een juiste manier gebruikt.
- Er worden emoticons gebruikt.
Fout 4: Je brief ziet er onoverzichtelijk uit
Je hoeft geen vormgever in dienst te nemen om je sollicitatiebrief er fraai uit te laten zien, maar met een brief zonder enige vorm van opmaak zal je niet goed scoren. Zorg voor een overzichtelijke brief! Neem ruime marges links, rechts, boven en onder en kies voor een gemakkelijk leesbaar lettertype. En vergeet niet je brief in te delen in alinea’s; een lange lap tekst achter elkaar leest niet lekker.
Fout 5: Je vermeldt niet op welke functie je solliciteert
Bij grote bedrijven zijn vaak meer functies tegelijk vacant. Je sollicitatie moet je bij deze bedrijven meestal richten aan iemand op de HR-afdeling, die dus sollicitatiebrieven voor verschillende functies binnenkrijgt. Vermeld dus altijd aan het begin van je brief en in de begeleidende mail om welke functie het gaat.
Fout 6: Je verkoopt jezelf niet in je brief
Het doel van je sollicitatiebrief is dat de andere partij met je verder wilt. Je moet jezelf als het ware verkopen. Je moet dus vertellen waarom juist jij de ideale kandidaat voor de functie bent en wat jij het bedrijf te bieden hebt. Laat ook duidelijk merken dat je enthousiast bent over de functie en waarom je dat bent.
Jouw potentiële werkgever moet het gevoel krijgen dat het bedrijf er beter van wordt als hij jou aanneemt. Blijf echter wel eerlijk, dus overdrijf je competenties niet. Lieg nooit over gevolgde opleidingen en werkervaring. Heb je een bepaalde competentie of ervaring niet? Die wel gevraagd wordt? Laat deze dan gewoon weg. De andere punten zullen de werkgever dan moeten overtuigen.
Fout 7: Je brief sluit niet aan op de functieomschrijving
Soms moet je je door lappen tekst heen worstelen als je een functieomschrijving leest. Misschien heb je daar niet zo zin is en mis je daardoor net wat essentiële informatie. Eerst goed lezen en daarna pas schrijven is dus het advies. Strooi in je brief ook niet met ervaring die niet relevant is. Op je cv hoef je die niet weg te laten, maar in je brief voegt die weinig toe.
Als er te weinig informatie in de functieomschrijving staat, is het ook lastig om een passende brief te schrijven. Bel in dat geval eerst even op voor aanvullende informatie.
Fout 8: Je brief is een herhaling van je cv
Je cv is een opsomming van feiten. Je persoonlijke gegevens, opleiding, werkervaring, en competenties: vermeld je in je cv. In je brief hoef je dat niet te herhalen. Vertel in je brief vooral waarom jij zo goed die functie kunt vervullen. Het kan best zijn dat je daarbij je opleiding of een recente baan noemt. Maar alle details hoef je daarvan niet in je brief te vermelden.
Fout 9: Je brief is te lang
Natuurlijk wil je de lezer van je sollicitatiebrief overtuigen van je capaciteiten, maar overdrijf niet. Hou het kort en bondig. Eén A4-tje is over het algemeen wel voldoende. Een te lange brief is al snel langdradig en draagt dus niet bij aan je kans op succes. Als je echt meer ruimte voor je verhaal nodig hebt, zorg dan in ieder geval voor een prettig leesbare tekst.
Fout 10: Je vergeet je brief te ondertekenen
Eindig met ‘Met vriendelijke groet(en)’ gevolgd door je voor- en achternaam. Daaronder zet je je adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. De recruiter hoeft dan niet je cv er bij te zoeken als hij je wilt bellen naar aanleiding van je brief.
Solliciteren in het Engels
Als je een leuke vacature in het buitenland ziet, dan kun je verwachten dat je je sollicitatiebrief niet in het Nederlands kunt schrijven. Het komt echter ook steeds vaker voor dat bij een (internationaal) bedrijf in Nederland de voertaal Engels is. Als je daar wilt werken zal ook je sollicitatie in het Engels moeten gebeuren. Stap 1 is dan meestal het schrijven van een Engelse sollicitatiebrief.
Aandachtspunten voor sollicitatiebrief in het Engels
Bij een brief in het Engels zijn er wat punten die anders zijn dan bij een brief in het Nederlands. Je wilt natuurlijk niet in negatieve zin opvallen, omdat je dat net niet goed doet. Hoe zat het ook al weer? Hieronder tien punten waar je even op moet letten bij een brief in het Engels.
1. Engelse of Amerikaanse spelling
De spelling van een woord wijkt in de Verenigde Staten soms af van die in het Verenigd Koninkrijk, neem bijvoorbeeld ‘color’ versus ‘colour’. Kies dus van te voren welk Engels je gaat hanteren. Als het bedrijf waarbij je solliciteert Brits is, ligt het voor de hand om voor Brits-Engels te kiezen en niet voor Amerikaans-Engels.
Wees hierin dan ook consequent en gebruik niet de verschillende vormen door elkaar. Maak desnoods gebruik van de spellingscorrectie van Word als je niet precies weet hoe je een bepaald woord moet schrijven. Hierin kun je kiezen uit wel achttien verschillende soorten Engels.
2. Datum
De manier waarop een datum wordt geschreven wijkt in het Engels af van de manier waarop dat in het Nederlands gebeurt. In het Engels kun je dat op verschillende manieren doen. Je hebt de keus uit:
- December 4, 2019;
- December 4th, 2019;
3. Je eigen naam en adressering
In het Nederlands kun je kiezen of je je eigen naam en adres boven aan de brief zet of onderaan. Bij een brief in het Engels is het gebruikelijk dat je je eigen naam en adres helemaal bovenaan vermeld. Daaronder komt dan de datum en daar weer onder de naam en het adres van degene tot wie je je brief richt.
Het adres van het bedrijf waarbij je solliciteert zul je meestal uit de vacature of van de website van het bedrijf halen, dus daar kan niet zo veel mee mis gaan. Een paar aandachtspunten bij dat adres:
- het huisnummer komt voor de straatnaam
- je gebruikt geen afkortingen in de straatnaam.
‘Street’ of ‘Lane’ of vergelijkbare woorden worden voluit geschreven, staan los en beginnen met een hoofdletter. Dus: 7 Swan Road.
4. Geadresseerde
Besteed altijd aandacht aan de juiste schrijfwijze van de naam van de geadresseerde. Het maakt een erg slechte indruk als je hierin typfouten maakt of als je de persoon niet op de juiste wijze vermeldt.
Voor de naam van de geadresseerde komt altijd de aanspreektitel. Voor een man is dat Mr. Voor een vrouw kun je kiezen uit Miss, Mrs. of Ms. Officieel is iemand die gehuwd is ‘Mrs.’ en iemand die ongehuwd is ‘Miss’.
Het beste kun je kiezen voor het neutrale ‘Ms.’, dat in het midden laat of iemand wel of niet getrouwd is. Als iemand een academische titel heeft, dan kun je deze gebruiken in plaats van Mr. of Ms.: Dr. J. Johnson (is voor mannen en vrouwen gelijk).
In de Verenigde Staten wordt de eerste voornaam voluit geschreven: Mr. Richard P. Johnson.
5. Aanhef
In het Nederlands kun je wel eens twijfelen of je bij een sollicitatiebrief voor de aanhef ‘Geachte….’ of ‘Beste….’ moet kiezen. In het Engels heb je dat probleem niet: je begint je brief altijd met ‘Dear…’.
Na ‘Dear’ komt de aanspreektitel en achternaam: ‘Dear Mr. Brown’ of ‘Dear Mrs. Thompson’.
Als je de naam niet kent van degene aan wie je de brief richt kun je kiezen uit: Dear Sir / Madam of Dear Sirs (Mijne heren). In de Verenigde Staten kun je als ‘Mijne heren’ ook ‘Gentlemen’ gebruiken. Doe dit echter alleen als je zeker weet dat het geen vrouw is die je brief te lezen krijgt.
In Brits-Engels komt na de aanhef een komma, in Amerikaans-Engels een dubbele punt.
6. Indeling
Er zijn natuurlijk talloze manieren waarop jij in je brief kunt vertellen waarom jij zo’n geweldige keuze bent voor het bedrijf. Net als in het Nederlands ben je er in het Engels vrij in om dit op je eigen wijze te doen. Een standaardbrief in het Engels bestaat echter uit vier onderdelen:
- Naar welke functie solliciteer je en hoe heb je van de vacature gehoord;
- Vertel over jouw interesse in de functie en leg een link naar het bedrijf;
- Benadruk jouw competenties en ervaring in relatie tot de functie. Je probeert dus eigenlijk het bedrijf er van te overtuigen dat ze jou aan moeten nemen;
- Verwijs naar je cv en sluit de brief af.
7. Pas de inhoud aan de cultuur aan
Voordat je aan je brief begint, moet je je even verdiepen in de cultuur van het land waarin het bedrijf waarbij je solliciteert gevestigd is. Nederlanders staan er bekend om dat zij erg direct zijn en dat wordt in het buitenland niet altijd gewaardeerd. Hou hier rekening mee. In Groot-Brittannië houden ze er meer van dat je jezelf niet al te erg aanprijst. In de Verenigde Staten mag je juist wel wat overdrijven. Pas de toon van je brief dus aan het land aan.
8. Afsluiting
Als je weet tot wie je je brief richt (dus als je bij de aanhef een naam hebt gebruikt), dan kun je je brief afsluiten met ‘Yours sincerely’ of ‘Kind regards’. Niet zoiets schrijven als ‘Best wishes’ of ‘Love’, dat is veel te informeel voor een sollicitatiebrief.
Ben je de brief begonnen met ‘Dear Sir / Madam’ omdat je geen naam wist, dan sluit je af met ‘Yours faithfully’. In het Amerikaans-Engels kun je dan ‘Sincerely yours’ gebruiken. Je ondertekent met je eigen naam voluit, dus met je voor- en achternaam.
Dagje laten liggen
Ben je klaar met je sollicitatiebrief? Laat hem een dagje liggen en lees hem daarna nog een keer door. Grote kans dat er nog een typefout in zit of dat je bij nader inzien een bepaalde formulering toch niet zo lekker vindt lopen. Ben je taalkundig niet zo sterk? Laat de brief dan door iemand nalezen die dat wel is. Het is zonde als je brief niet geselecteerd wordt op grond van spellingsfouten, terwijl de baan op je lijf geschreven is!
Brief versturen
Als je sollicitatiebrief helemaal naar tevredenheid is, kun je hem versturen. Doe dit als pdf, zodat de lay-out niet kan verspringen. Hetzelfde geldt voor je cv. Schrijf een korte, begeleidende mail aan de contactpersoon en doe de brief en het cv als bijlage erbij.
