Communiceren, de een is er beter in dan de ander. Voor veel functies is een goede manier van communiceren van groot belang. Niet voor niets wordt in heel veel vacatureteksten gevraagd om goede communicatieve vaardigheden. Hier tien tip om je communicatievaardigheden te verbeteren.
Niet zoals jij je het had voorgesteld
Je kent dat misschien wel. Je hebt een gesprekje met iemand en dat loopt niet precies zoals jij je het had voorgesteld. Dat kan natuurlijk aan die ander liggen, maar misschien heb jij het ook niet helemaal goed aangepakt. Ook bij schriftelijke communicatie kan er het een en ander mis gaan. Krijg jij nooit reactie op je mails of een andere reactie dan waar je op gehoopt had? Als je wel vaker het gevoel hebt dat jouw communicatie niet altijd het gewenste effect heeft, kijk dan eens naar onderstaande tips.
Tip 1: Wees kort en bondig
Bedenk van te voren wat je te zeggen hebt en hoe je deze boodschap gaat brengen. Spits je toe op de kern van de zaak en voorkom onnodige uitweidingen. Dit geldt zowel voor schriftelijke als voor mondelinge communicatie. Bedenk dat iemands tijd schaars is en dat hij of zij meestal geen zin heeft om een ellenlange mail te lezen of een uitgebreid verhaal met onnodige details aan te horen.
Probeer sowieso niet te veel informatie in één mail te proppen. Als je in een mail drie vragen stelt, is de kans groot dat er maar op een of twee een antwoord komt. Hetzelfde geldt voor een gesprek. Moet je erg veel informatie overbrengen, dan blijft vaak de helft niet hangen. Je kunt dan beter nog een afspraak maken en de informatie over twee gesprekken verdelen.
Tip 2: Wees specifiek
Wees niet alleen kort en bondig, maar zorg er voor dat je ook heel specifiek bent. Laat de ander niet raden wat je nu precies wilt en laat de ander ook geen ruimte voor een eigen interpretatie. Zeg gewoon wat je bedoelt. Als je vindt dat iemand zijn afspraken niet is nagekomen, benoem dan wat hij volgens jou nog moet doen. En als volgens jou een planning te krap is, zeg dan gewoon hoeveel meer tijd er nodig is. Duidelijkheid voorkomt vaak misverstanden.
Tip 3: Let op je non-verbale communicatie
Probeer het maar eens: heel enthousiast een verhaal vertellen terwijl je lichaamstaal laat zien dat je helemaal niet zo enthousiast bent. Wedden dat niemand dan gelooft wat je zegt? Let dus op je lichaamstaal, je gezichtsuitdrukking en de gebaren die je maakt. Deze moeten allemaal overeenkomen met de boodschap die je wilt overbrengen. Ook het maken van oogcontact hoort bij de non-verbale communicatie. Door het hebben van oogcontact laat je je betrokkenheid bij het gesprek zien.
Tip 4: Luister echt naar de ander en vat samen
Luister naar de ander als die aan het woord is. Dit betekent niet alleen maar dat je stil bent terwijl de ander praat, maar ook dat je werkelijk in je opneemt wat de ander zegt. Dus niet alvast bezig zijn met je eigen antwoord of met iets wat je later op de dag nog moet doen. Een goede manier om bij de les te blijven is samen te vatten wat die ander gezegd heeft. Herhaal kort zijn punten en vraag of je het zo goed begrepen hebt. Als dat klopt, kun jij je antwoord gaan formuleren. Heb je het allemaal niet goed begrepen, vraag dan door.
Tip 5: Wees vriendelijk
Probeer altijd voor een goede sfeer te zorgen tijdens een gesprek. Of jij nu met een collega gaat praten omdat hij zijn afspraken niet is nagekomen of dat iemand bij jou komt klagen, blijf altijd vriendelijk. Dat geldt ook voor gesprekken met lastige klanten. Word niet boos en roep geen dingen waar je later spijt van krijgt. Als je het gevoel hebt dat het gesprek niet de goede kant op gaat, kun je het beëindigen en zeggen dat je er later nog op terug komt.
Tip 6: Hou pen en papier bij de hand
Niemand heeft een perfect geheugen, zelfs jij niet. Dus maak aantekeningen tijdens een gesprek in een schrijfblok of op je mobiel. Noteer afspraken en kom deze vervolgens na. Stuur eventueel na het gesprek per mail een verslagje van het gesprek en de gemaakte afspraken. Zo is voor alle partijen duidelijk wat de vervolgstappen zijn.
Tip 7: Lees na wat je geschreven hebt
Door typfouten of ontbrekende woorden kunnen gemakkelijk misverstanden ontstaan. Lees dus altijd na wat je geschreven hebt. Dit geldt niet alleen voor dikke rapporten, maar ook voor whatsappjes en mailtjes die je verstuurt. Lees ze eerst goed na en klik daarna pas op verzenden.
Tip 8: Let erop of je gesprekspartner je wel kan volgen
Misschien ben je tijdens een gesprek zo druk met de inhoud bezig, dat je vergeet om op je gesprekspartner te letten. Kan hij je wel volgen? Is zijn inhoudelijke kennis groot genoeg om jouw vraag te begrijpen? En praat je niet veel te snel? Veel mensen die snel denken, hebben de neiging om ook snel te praten. Voor je gesprekspartner gaat dat wel eens té snel. Ook met internationale gesprekspartners moet je opletten. Knikt iemand omdat hij het begrijpt of durft hij niet te zeggen dat hij jouw Engels niet verstaat?
Tip 9: Ga goed om met kritiek
Krijg je tijdens een gesprek kritiek, ga daar dan goed mee om. Schiet niet gelijk in de verdediging, maar luister rustig naar wat de ander te zeggen heeft. Alleen als je hoort waar de kritiek op gebaseerd is, kun je er misschien iets mee. Omgekeerd geldt ook dat wanneer je zelf kritiek op iemand hebt, je er voor moet zorgen dat je dit op een opbouwende manier brengt.
Tip 10: Hou het een beetje luchtig
Natuurlijk zijn sommige onderwerpen zo serieus, dat er weinig te lachten valt. Maar voor de rest geldt: hou de communicatie een beetje luchtig. Maak grapjes en neem vooral jezelf niet te serieus. Door een ontspannen houding wordt de communicatie in het algemeen een stuk gemakkelijker. Maak een praatje over het weer, complimenteer een ander met zijn kleding en vergeet vooral niet om regelmatig te lachen. In een positieve sfeer worden ook moeilijke onderwerpen gemakkelijker bespreekbaar.
