Het geven van complimenten en het uitspreken van kritiek; beide heel belangrijk op de werkvloer. Feedback geven draagt namelijk bij aan de groei van jou en je collega’s. Daarnaast helpt het ook nog eens bij de groei en de ontwikkeling van een organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat je feedback op een juiste manier weet over te dragen? Met de onderstaande tips onderbouw jij jouw feedback op een juiste manier. Zo zorg je ervoor dat je collega ook daadwerkelijk aan de slag kan met de tips óf de complimenten goed in ontvangst kan nemen.
Tip 1: Zorg voor een veilige omgeving
Veel mensen vinden het geven van kritiek iets spannends. Hier zit vaak de angst achter dat een collega zich aangevallen en gekwetst zal voelen. Dit kan een negatieve invloed op de werksfeer hebben. Het onveilige gevoel van feedback geven, is de eerste drempel die je weg kunt nemen.
Je wilt ervoor zorgen dat collega’s feedback niet zien als een aanval, maar als opbouwende kritiek. Dit ontstaat wanneer de werkvloer een veilige omgeving is waar collega’s elkaar waarderen en respecteren. Het creëren van een veilige sfeer gaat over openheid en eerlijkheid. Pak het aan als een soort goede vriendschap, maar dan zakelijk.
Wees dus ook niet betuttelend, maar geef aan dat de feedback los staat van de band die je met iemand hebt. Je feedback zal niet productief zijn als het de ander een slecht gevoel geeft of hen belachelijk maakt bij andere collega’s. Zorg dat jouw collega de feedback ook in een prettige omgeving durft toe te passen. Veranderingen kosten soms tijd. Het is wel zo eerlijk om je collega deze tijd ook te geven.
Een tip: creëer een veilige omgeving door op een rustig één op één moment aan je collega te vragen of je hem/haar feedback mag geven. Deze vraag zorgt ervoor dat je niemand overvalt.
Tip 2: Wacht niet te lang
Wanneer je te lang wacht met iemand feedback geven, wordt het voor jezelf moeilijker om te onderbouwen wat er aan de hand is. De voorbeelden die je dan wilt geven zijn niet meer accuraat. Ons geheugen is daarbij selectief op de lange termijn. Wanneer jouw collega dus niet weet wat er speelt, is het ook heel lastig om dit over een langere periode te herinneren.
Het is daarom een goed idee om feedbackmomenten standaard in te bouwen. Deze standaard momenten worden vaak automatisch ingepland tussen een leidinggevende en een werknemer. Als de verhouding niet werknemer – leidinggevende is, kun je deze momenten plannen in vergaderingen, calls of per e-mail.
Een tip: wacht nooit met het geven van positieve feedback en herhaal het zo vaak als je wilt. Complimenten zijn een blijk van waardering en versterken de band tussen collega’s. Een goede band zorgt weer voor een veilige werkomgeving en dat brengt ons weer bij de eerste tip.
Tip 3: Wees specifiek
Het is makkelijker om aan de slag te gaan met specifieke tips of suggesties. Vaak zijn opmerkingen te algemeen. Denk hierbij aan: beter luisteren, spraakzamer zijn of gemotiveerder te werk gaan. Deze opmerkingen kunnen als onduidelijk ervaren worden en zijn op verschillende manieren te interpreteren.
Zeg iets dat specifiek en positief is en zich richt op de gewenste taak. Een specifiek feedback voorbeeld is dus: “Je hebt altijd hele goede ideeën. Het zou fijn zijn als je elke vergadering minstens één idee met ons kunt delen zodat we vervolgens samen aan de vooruitgang van ons project kunnen werken.”
Kom dus ook met specifieke oplossingen. Ontbreekt het jouw collega aan bepaalde kwaliteiten? Draag dan trainingen of oefenpakketten aan. Op deze manier kan hij of zij doelgericht aan de slag met het onderdeel waar diegene tekortschiet. Of dit nou numeriek gerelateerde zaken zijn of juist verbale tekortkomingen. Je kunt tegenwoordig overal mee oefenen.
Tip 4: Wees positief
Positieve feedback zorgt voor een goed gevoel bij de ontvanger en draagt bij aan de open sfeer die we eerder hebben benoemd. Probeer dan ook minstens net zoveel positieve als negatieve feedback te geven.
Je hoeft natuurlijk corrigerende of negatieve feedback niet te vermijden, maar bouw het in tussen positieve feedback. Positieve feedback is nooit een verspilling van tijd. Het geeft aan dat je andermans acties waardeert en het geeft ook jou een positief gevoel.
Kort samengevat bestaat een goede feedbacktechniek uit het tijdig benoemen van specifieke gebeurtenissen in een veilige omgeving. Vergeet hierbij vooral de positieve feedback niet. Als je het op een juiste manier aanpakt weten zowel jij als je collega’s dat feedback hoort bij de groei van iedereen persoonlijk én van de organisatie als geheel.
