Je kent dat misschien wel: je hebt een heleboel te doen, je neemt je ’s morgens voor om die dag heel hard te werken, maar aan het eind van die dag kom je tot de conclusie dat dat toch niet helemaal gelukt is. Wat doe je fout en hoe moet je het dan wel aanpakken? Hier tien tips om productiever te werken.
Als je het gevoel hebt dat je te weinig doet op een dag
Iedereen heeft weleens een dag dat er niet zoveel uit zijn handen komt. Onverwachte telefoontjes of mailtjes gooien je planning in de war of je bent gewoon te moe om productief te zijn. Dat geeft niets als je dan de volgende dag twee keer zo hard werkt. Maar wat nou als het vaak gebeurt en je steeds het gevoel hebt dat je veel te weinig doet en je je werk niet afkrijgt? Of dat je steeds tot diep in de nacht bezig bent om toch nog maar iets gedaan te krijgen? Dan is het misschien tijd om je dag beter in te delen en iets productiever te gaan werken. Simpele aanpassingen in je werkwijze kunnen al heel wat opleveren. Probeer onderstaande tips eens uit en kijk welke voor jou goed werken.
Tip 1: bepaal je dagroutine en houd je er aan
Heb je moeite met op gang komen? Dan kan het helpen om iedere dag dezelfde routine te volgen die bij jouw bioritme past. Ben je geen ochtendmens, dan heeft het geen zin om van jezelf te vragen om ’s morgens voor dag en dauw productief te zijn. Probeer, als dat mogelijk is bij je werkgever, wat later te beginnen en werk wat langer door. Ben je wel een ochtendmens, sta dan ook vroeg op en begin op tijd. Maak een schema voor jezelf van hoe je ideale werkdag er uit ziet. Dat kan voor iedereen anders zijn. Misschien het aloude om 8 uur beginnen, tot 12 uur werken, een uur pauze, en dan weer van 1 tot 5 werken. Maar misschien past dit juist helemaal niet bij je. Zoek dan een ander schema en houd je hier zoveel mogelijk aan.
Tip 2: maak een goede, realistische planning
Zet al je werkzaamheden op een rijtje en maak een planning. In je agenda, in een bullet journal of online, hoe je dit doet maakt niet uit. Maak onderscheid tussen de werkzaamheden die echt vandaag af moeten en de werkzaamheden voor de langere termijn. Verdeel je werkzaamheden in hapklare brokken. Dus zet niet ‘organiseren evenement X’ op je to-dolijst, maar benoem alle losse onderdelen zoals ‘bellen meneer Y’, ‘bellen mevrouw Z’, ‘mail sturen aan alle deelnemers’ enzovoort. En heel belangrijk, schrap door of vink aan wat je gedaan hebt. Zo zie je direct resultaat van je werk.
Tip 3: laat je niet afleiden tijdens je werk door e-mail
Als je eenmaal aan het werk bent, laat je dan niet door anderen afleiden! Als er ineens een collega bij je langs komt voor advies, dan kun je daar niet zo veel aan doen. Maar je e-mail kun je wel in goede banen leiden. Check je mail alleen op vaste tijden, behalve als je voor je werk echt dat ene mailtje nodig hebt. In andere gevallen is twee of drie keer per dag je mail bekijken genoeg. Je hoeft niet overal binnen vijf minuten op te reageren. Ruim in je dagschema tijd in om mail te beantwoorden en doe dat dan ook alleen op dat moment. Dat kan bijvoorbeeld aan het begin van de dag, aan het begin van de middag en aan het eind van de dag zijn.
Tip 4: leg je mobiele telefoon weg
Nog zo iets wat doorwerken lastig maakt: je mobiele telefoon en alle social media. Sta jezelf niet toe steeds weer je mobiel en je social media te checken. Doe je mobiele telefoon in een la of leg hem aan de andere kant van de kamer en doe je meldingen uit. Bekijk ook niet in de tussentijd je WhatsApp, Twitter, Facebook enzovoort op je laptop, want dan schiet het nog steeds niet op natuurlijk.
Een hele dag zonder social media is natuurlijk wel erg lang, dus spreek met jezelf af wanneer je wel mag kijken en reageren, bijvoorbeeld tijdens de koffiepauze.
Tip 5: luister naar muziek tijdens je werk
Er zijn mensen die zich goed kunnen concentreren met drukte om zich heen. Andere willen juist absolute stilte als ze goed moeten nadenken bij wat ze doen. Veel mensen kunnen zich echter beter concentreren als er muziek op staat. Probeer dit eens uit als je concentratieproblemen hebt. Op YouTube kun je ook speciale studiemuziek vinden, dat de concentratie zou bevorderen. Voor je collega’s is het misschien wel prettig als je hierbij een koptelefoon opzet.
Tip 6: wissel werk en pauzes af
Veel mensen zijn er bij gebaat om een vast ritme van werken en pauzes aan te houden. Werk bijvoorbeeld een uur en neem dan vijf minuten pauze. Twee uur achter elkaar werken en dan tien minuten pauze houden kan ook. Zorg in ieder geval voor een vast ritme en ga na je pauze ook weer gelijk aan het werk.
Tip 7: werk het hardst in je productieve uren
Deel je dag zo in dat je het hardst in je productieve uren kunt werken. Als je ’s morgens het beste werkt, begin dan vroeg. Ben je absoluut geen ochtendwerk, dan heeft vroeg beginnen niet zo heel veel zin. Als je dan toch op je werk aanwezig moet zijn, probeer dan eerst de routineklusjes te doen en niet de werkzaamheden die je het meeste energie kosten.
Tip 8: zorg voor beweging tussendoor
Heel de dag op een bureaustoel zitten, is slecht voor iedereen. Zorg dus voor beweging tussendoor. Werk je in een groot gebouw, haal dan eens koffie op een andere verdieping of ga bij een collega langs in plaats van hem te bellen. Werk je thuis, dan biedt een hometrainer misschien wel uitkomst. Fiets even tien minuten in de pauze die je jezelf geeft. En ga, of je nu thuis of op een kantoor werkt, tussen de middag een eindje wandelen. Beweging en buitenlucht geven je energie voor de tweede helft van de werkdag.
Tip 9: drink voldoende water
Onderzoek heeft uitgewezen dat het drinken van water je productiviteit vergroot. Voldoende eten en drinken op een dag is sowieso belangrijk, maar water schijnt ook van invloed te zijn op de hoeveelheid grijze stof in je hersens. Die grijze stof is belangrijk voor het verwerken van informatie. Zet dus een glas of flesje water op je werkplek en drink daar dan ook van. Of loop regelmatig naar een kraan, dan krijg je gelijk ook weer wat beweging.
Tip 10: zoek een andere werkomgeving
Als je je slecht kan concentreren, kan dat ook aan je werkomgeving liggen. Dat kan komen door drukte om je heen of door die ene irritante collega waaraan je je steeds ergert. Probeer daarom eens uit of je concentratie verbetert als je van werkplek verandert. Werk je in een kantoor met flexplekken, probeer dan eens een andere verdieping uit. En werk je thuis en heb je erg last van uitstelgedrag, omdat je steeds klusjes ziet die nog even gedaan moeten worden? Probeer dan eens of werken in een cafeetje beter bij jou past.
