Postbakoefening Oefenen

Waarom een Postbakoefening?

Tijdens jouw sollicitatie moet je verschillende vragenlijsten invullen. Bijvoorbeeld een capaciteitstest en een persoonlijkheidstest. Dat zegt nog niet hoe jij precies tijdens het werk functioneert. Daar is de postbakoefening voor bedoeld. Daaruit wordt duidelijk hoe jij cijfers interpreteert en analyseert. Maar ook hoe je (snel) beslissingen neemt.

De Postbakoefening wordt ingezet in verschillende sectoren en voor verschillende type functies. Van administratief medewerker tot ICT-specialist. Met onze tips en uitleg kun je hopelijk dit type assessment voorbereiden, voor een optimaal resultaat!

Hoe moet je de Postbakoefening voorbereiden?

Het is erg verstandig om de postbakoefening (E-Tray Exercise) voor te bereiden, voordat je het daadwerkelijke assessment gaat afleggen. Iedere postbakoefening is anders, omdat dit per functie verschilt. Daarom is het goed om na te gaan met welke achterliggende gedachte de postbakoefening voor jouw functie is ontworpen. Als je dat weet, kun je namelijk zelf beter bepalen welke onderdelen je kunt verwachten en je daar op voorbereiden.

Postbakoefening voorbeeld

Bij een Postbakoefening wordt een drukke dag op kantoor nagebootst. Jij als kandidaat krijgt een selectie aan brieven, e-mails en/of rapporten voorgelegd. Net zoals je in die functie in je postvak aan het begin van de dag kunt vinden. Bij aanvang van de test wordt aangegeven wat er van je verwacht wordt. Bijvoorbeeld mailtjes beantwoorden of rapporten samenvatten.

De precieze opdracht is afgestemd op het werk dat je moet gaan doen in de functie waarop je gesolliciteerd hebt. Deze test kan zowel digitaal als met papieren documenten uitgevoerd moeten worden. Tegenwoordig wordt meestal voor de digitale versie gekozen.

Hoeveel tijd je voor de postbakoefening krijgt, kan variëren. Soms moet je hem in een half uur volbrengen. Maar in andere gevallen kan je er meer tijd voor krijgen. Tot wel twee uur. Dit wordt van tevoren bekend gemaakt. Zorg dus dat je hierop voorbereid bent: genoeg rust, gegeten en gedronken.

Achtergrondinformatie

Om je goed in te kunnen leven in je rol tijdens de postbakoefening krijg je allerlei informatie aangeleverd voordat je daadwerkelijk moet beginnen. Gun jezelf de tijd deze informatie goed in je op te nemen. Deze informatie kan namelijk essentieel zijn om je opdracht goed uit te kunnen voeren.

Het gaat meestal om achtergrondinformatie over de organisatie:

• Wat zijn de doelstellingen van de organisatie?
• Wat zijn de doelen op korte termijn?
• Hoe is de organisatiestructuur?
• Welke werknemers zijn er in dienst?
• Wat zijn belangrijke partners, klanten of andere relaties?
• Welke projecten spelen er?
• Zijn er evenementen gepland die voor jou van belang zijn?

Daarnaast krijg je informatie over je eigen functie binnen de organisatie. Wat zijn precies je taken en welke verantwoordelijkheden heb je? En aan wie moet je verantwoording afleggen?

Opdrachtomschrijving

De opdracht die je moet uitvoeren, is meestal toegespitst op de functie die jij binnen het bedrijf gaat uitvoeren. In de omschrijving staat dat je: “’s morgens op je werk komt en dat je om half tien een belangrijke vergadering hebt”. Je hebt voor die tijd een half uur om je mail te checken, telefoonberichten te bekijken en enkele rapporten te bekijken.

Je kunt op je beeldscherm dan de verschillende items aanklikken. Zoals je mailbox, de telefoonberichten, de rapporten en een agenda. Ook de achtergrondinformatie zoals jouw functieomschrijving en de organisatiestructuur staan erbij. Zorg dat je dan alles goed doorneemt maar let op de tijd!

Postbakoefening tips

Voor de postbakoefening hebben we vier goede tips. Hou deze altijd in je achterhoofd als je met de postbakoefening aan de slag gaat:

1. Let op de tijd.
2. Stel prioriteiten.
3. Bepaal jouw acties.
4. Blijf rustig.

Let op de tijd

Als de tijd ingaat, moet je gelijk aan de slag. Meestal is de tijd die je krijgt aan de krappe kant, dus je zult efficiënt moeten werken. Neem wel de tijd om je instructies zorgvuldig te lezen. Soms is de informatie die je hebt gekregen incompleet en zal je aannames moeten doen. Maak er het beste van met de informatie die je wel hebt.

Schrijf kort een plan van aanpak op. Bij voorkeur een paar bulletpoints. Daardoor hoef je niet tussentijds op te zoeken wat je ook alweer van plan was te gaan doen.

Stel prioriteiten

Bekijk eerst welke items je allemaal hebt waar je iets mee moet. Lees ze vluchtig door. Want dan kun je beter prioriteiten stellen. Je onderste mail kan namelijk van invloed zijn op een rapport dat je moet samenvatten. Schrijf eventueel per item in een of twee regels even op wat de inhoud is. Geef vervolgens per item aan wat de hoogste prioriteit is. Is het urgent, dan behandel je het als eerste. Is het wel belangrijk, maar niet zo urgent, dan komt het pas later aan bod.

Bepaal jouw acties

Bepaal van elk mailtje of rapport welke acties nodig zijn. Moet je zelf de mail beantwoorden of bijvoorbeeld doorsturen naar iemand anders? Is er een deadline? Hoe vast is die? Moet je een afspraak maken? Zet die dan ook in een agenda. Dat voorkomt dat je een afspraak maakt op een tijd die al bezet is.

Houd steeds rekening met het belang van de organisatie en wie de andere partij is. Bijvoorbeeld de afzender van de mail. Blijf je focussen op de hoofdlijnen en laat je niet afleiden door irrelevante zaken. Werk snel en accuraat en hou de eindtijd in de gaten.

Soms komen er terwijl je aan het werk bent ineens nieuwe berichten binnen. Dit kan van invloed zijn op je planning omdat dit nieuwe item gelijk actie vereist. Laat je hierdoor niet van de wijs brengen. Er wordt op die manier getest hoe flexibel je bent en of je op onverwachte gebeurtenissen kunt inspelen.

Als je erg veel acties moet uitvoeren, bedenk dan dat je in een echte situatie ook werk aan anderen kunt overlaten. Kijk dus ook hierbij wat je zou kunnen delegeren en wat je echt zelf moet doen.

Blijf rustig

Voor de hele oefening geldt: blijf rustig en werk geconcentreerd door. Doe alsof het een normale werkdag op kantoor is. Raak niet in paniek, maar straal zelfvertrouwen uit. Maak geen chaos van je bureau en werk netjes en gestructureerd. Maak indien nodig aantekeningen die je bij latere taken kunt gebruiken. Beantwoord mailtjes correct en vriendelijk. Laat je door de tijdsdruk niet verleiden om ze af te raffelen en de afzender erg kortaf te woord te staan.